Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu:
– Hàng ngày Bộ phận kinh doanh sẽ nhận đơn hàng, kế hoạch vận chuyển từ Khách hàng thông qua email hoặc điện thoại (thông thường khách hàng sẽ gởi kế hoạch trước 1 ngày). Sau đó Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận điều hành xe về thông tin vận chuyển.
Bước 2: Điều động xe:
– Khi Bộ phận điều hành tiếp nhận thông tin từ Bộ phận kinh doanh thì Nhân viên điều hành vận chuyển sẽ thu xếp chủng loại và số lượng phương tiện vận chuyển phù hợp với các đơn hàng vận chuyển.
– Nhân viên điều hành thu xếp các đơn hàng được giao cùng thời điểm sao cho tối ưu hóa được dung tích và tải trọng xe, đồng thời đảm bảo được thời gian giao hàng như qui định. Trước khi lên kế hoạch điều xe cho những đơn hàng ghép giao cùng chuyến, Nhân viên điều hành sẽ trao đổi và lấy xác nhận từ Khách hàng nếu cần thiết.
Bước 3: Nhận hàng.
– Lái xe sẽ nhận đầy đủ hàng hóa từ địa điểm kho của khách hàng chỉ định dựa trên lệnh giao hàng cùng các chứng từ đi kèm, kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực nhận với số lượng trên chứng từ, ký xác nhận và tiến hành vận chuyển hàng hóa đến nơi yêu cầu.
Bước 4: Vận chuyển và giao hàng
– Người vận chuyển tiến hành giao hàng cho khách hàng tới địa chỉ giao hàng ghi trong lệnh giao hàng, không giao đến địa chỉ khác trừ khi có sự đồng ý của người có thẩm quyền của Khách hàng; lấy chữ ký xác nhận của người nhận hàng và chuyển chứng từ giao hàng cùng với hàng trả về và/hoặc tiền hàng (nếu có yêu cầu) về văn phòng.
– Khi xe về lại công ty tại đây tài xế bàn giao lại các chứng từ liên quan đến chuyến vận chuyển. Đồng thời nhân viên kinh doanh bàn giao chứng từ cho bộ phận kế toán đối chiếu và lập chứng từ.
– Lúc này bộ phận kế toán căn cứ chứng từ vận chuyển tiến hành lập bảng kê và gởi mail đối chiếu xác nhận bảng kê với khách hàng, sau đó tiến hành lập hóa đơn GTGT. Đồng thời gởi hóa đơn GTGT kèm theo bảng kê vận chuyển và các chứng từ liên quan bằng chuyển phát nhanh cho khách hàng.